Автоматизированный учет документации на бумажных носителях, регистрация выдачи копий контрагентам, простановка QR-кодов
Модуль архива организует процесс учета бумажных версий документа с указанием места хранения документации, их поступление и передачу (с сохранением скан-копий передаточных документов). Система сохраняет сканированные экземпляров бумажных документов в базе, обеспечивая связи бумажных документов с соответствующими версиями электронных документов-оригиналов.
Место хранения бумажных экземпляров документации
Операции выдачи, возврата и перемещения документации регистрируются с помощью накладных. В документе указывается вид операции, номер и дата накладной, контрагент/подразделение, место хранения, список документации, количество, тип бумажной версии. После проведения накладных указанная информация появляется в свойствах документа в дереве проектов.
Накладная на получение документации
Ведение учета бумажного архива производится в справочнике «Места хранения документации» в разделе технического документооборота. Справочник содержит информацию о территории, помещении, месте хранения и документах, которые хранятся в данном месте.
Справочник "Места хранения документации"
В системе доступна автоматическая простановка QR-кодов в PDF-файлы. После печати документации на бумаге, при сканировании этого кода можно перейти в систему в карточку соответствующего документа.
Простановка QR-кода
